Sadaliet dokumentus pēc uzdevuma
Izveidojiet nelielu mapju kopu, piemēram, “Līgumi”, “Rēķini” un “Iesniegumi”. Ja vienā mapē ir daudz failu, kārtojiet tos pa gadiem vai darījumiem. Katram failam izvēlieties vienu galveno glabāšanas vietu, lai vēlāk nebūtu jāmeklē jaunākā versija vairākās mapēs.
Datums, tēma un statuss
Izmantojiet paredzamu nosaukumu, piemēram, 2026-10-02_ire_parakstits.edoc. Saglabājiet oriģinālo paplašinājumu. Ja vajag apskates kopiju, pievienojiet vārdam “kopija”. Izvairieties no personas koda un citas sensitīvas informācijas faila nosaukumā.
Saglabājiet saņemšanas pierādījumus
Svarīgam sūtījumam vienuviet glabājiet nosūtīto failu, nosūtīšanas datumu un apstiprinājumu, ja tāds saņemts. E-pasta sarakstē atzīmējiet nosūtīto ziņojumu vai saglabājiet saņemto apliecinājumu atbilstoši savai darba kārtībai.
Pārbaudiet, vai varat atjaunot kopiju
Izvēlieties rezerves kopiju vietu un ierobežojiet piekļuvi tai. Laiku pa laikam atjaunojiet vienu izmēģinājuma failu un pārbaudiet, vai to var atvērt. Ja dokumentiem vairs nav glabāšanas pamata, izskatiet, kurās mapēs un kopijās tie vēl atrodas.
